Como fazer a conferência de Faturas no Entregou?

Passada a etapa de conferência de frete, é chegado o momento de fazer uma auditoria ou conciliação de faturas. Ou seja, um procedimento em que é feita uma conferência sistemática e detalhada de todos os Conhecimentos de Transporte eletrônico (CT-e) reunidos em cada fatura enviada pelas transportadoras.

Esse tipo de conferência evita pagamentos em duplicidade ou divergências entre o valor contratado e o valor cobrado.

Assim, estando logado no Entregou, acesse o menu lateral Transportes, submenu Operacional, Fatura e selecione a opção Consulta Fatura.

Nesse momento, se abrirá uma tela com os seguintes filtros:

Data inicial e final: defina qual o período que deseja analisar, definindo uma data de início e de término;

Filtrar por período: campo de seleção em que é possível escolher entre as opções Data de Emissão, Data do Vencimento e Data do Pagamento;

Envio: campo de seleção em que é possível escolher entre as opções Todos, Válidos e Pendentes;

Tipo de documento: campo de seleção em que é possível escolher entre as opções Todos, Nota Fiscal Fatura e Romaneio;

Número Fatura: campo de preenchimento numérico em que é possível filtrar por uma ou mais faturas digitando seu respectivo número e pressionando Enter;

Número Conhecimento: campo de preenchimento numérico em que é possível filtrar por um ou mais conhecimentos digitando seu respectivo número e pressionando Enter;

Número Nota Fiscal: campo de preenchimento numérico em que é possível filtrar por uma ou mais notas fiscais digitando seu respectivo número e pressionando Enter;

Status Transportadora: campo de seleção em que é possível escolher entre as opções Ativos, Inativos e Todos;

Empresa Transportadora: campo de seleção em que é possível escolher uma ou várias transportadoras já cadastradas no Entregou;

Histórico de Logs: campo de seleção em que é possível escolher entre as opções Todos, Sim e Não;

Status das Críticas: campo de seleção em que é possível escolher entre as opções Todos, Sucesso, Erro e Crítica não realizada;

Status Aprovação Manual: campo de seleção em que é possível escolher entre as opções Todos, Aguardando Aprovação, Aprovado, Aprovado com inconsistências e Reprovado;

Após preencher as informações que deseja filtrar, clique em Pesquisar. Nesse momento, o Entregou retornará com todos os CTes que estão vinculados em cada fatura, bem como a crítica de cada um.

São exibidas várias colunas com informações do embarcador, do transportador, da fatura, das notas fiscais, valores e os dados bancários para realizar o pagamento.

No rodapé do grid, há 3 botões:

Mensagem: clicando em mensagem, você poderá selecionar uma ou mais faturas para enviar uma mensagem com referência a elas para a transportadora;

Excel: clicando em Excel, você poderá fazer o download das faturas pesquisadas em formato XLS para analisar em seu computador;

Download: ao clicar em download, se abrirá uma modal para selecionar qual a direção de download dos arquivos entre Origem e Destino.

Clicando no Status em qualquer uma das linhas, é exibida a crítica da referida fatura. Essa crítica é parametrizável, o embarcador é quem define quais são os elementos fundamentais para aprovar ou não uma determinada fatura.

Por exemplo, imagine que nesse caso eu só vou fazer o pagamento da fatura se tiver todos os conhecimentos vinculados, todas as notas disponíveis, se eu tiver pré-fatura, se todas as mercadorias foram entregues e ainda, posso colocar como regra só efetuar o pagamento se o valor da fatura bater com o valor calculado pelo Entregou.

Assim, após toda a crítica dessas etapas, o embarcador tem certeza de que pode efetuar o pagamento pois as faturas estão de acordo com os requisitos definidos.

Dependendo do que for parametrizado pelo embarcador, o Entregou exportará automaticamente a fatura completa para o seu ERP. A partir disso, já entende-se como aprovado o pagamento dos valores para as transportadoras. Mas claro, nós não barramos o processo, caso o embarcador deseje, é possível fazer a aprovação das faturas de forma manual.

Para isso, basta clicar no ícone de lupa e se abrirá uma modal permitindo visualizar todos os detalhes da fatura. Para aprová-la, clique em Validar Fatura Manual.

Viu como a gente pensa em cada detalhe para tornar a sua operação mais organizada e para que você tenha uma visão clara e centralizada de todas as etapas do seu processo logístico? É por isso que tantas empresas não têm dúvidas e escolhem o Sistema TMS Entregou!

Caso você tenha dúvidas sobre esse ou qualquer outro recurso, entre em contato conosco através do e-mail suporte.entregou@esales.com.br

Até a próxima!